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「会議」と一口に言っても色々な種類、目的があります。
[1]ディスカッションやブレーンストーミング
結論が出ればベストかもしれないが、それが目的ではなく、議論して考えること自体に価値がある。
[2]何かを決めないといけない時。
[3]報告をする時。
他にもありますが、大枠はこんな感じで、そしてこれらが局面毎に絡み合います。
特色や気をつけるべきことはそれぞれありますが(それはまた今度書くとして)「会議」でダメなのは「この会議の目的(＝ゴール)」が誰も分かっていない場合です。
共通して決めておく必要がある議題や目的(何をしたらこの会議は終わりなのか？)等の事前準備や終了条件を参加者全てが共通認識として持っていないとダメな会議になっていく確率が高くなります。
(現場から離れている)お偉方の(もしくは様々な利害関係者がいる)会議ほど、これが決まっていない(または人それぞれバラバラ)ことが多く「この会議は何の為？」とか「そもそも問題点って何？」なんかの今さら的発言が出てきます。
こうなってくると論点や会話が「空中戦」となり、ろくな結論は出ません。
参加者の能力が高ければ頭の中で整理出来ますが、自分の言ったことを忘れてしまい、何度も同じことを発言したり、数分前とは反対のことをのうのうと発言する時もあります。
見方を変えて、工数(使ったリソース)から見ると…。
例えば出席者5人で2時間の会議をするとそれだけで10時間のリソースを使います。
これは1日8時間労働で考えると1人日以上となります。
単純な費用対効果で考えると、(直接的であれ間接的であれ)1人日分以上の成果を出さないとその会議は失敗となります。
だからこそ、事前にアジェンダを用意する、関係者は最低自分に関係ある報告や意見をまとめてくるのはごく当たり前に必要です。
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自分がファシリテーターでなくても冒頭に書いたエントリの一言で参加者が「そうやね」と会議を前進できるようになればと思ったわけです。
