「作ったは良いけど、閑古鳥が泣いている」わけでもなくそこそこ繁盛しています。
#部署によって温度差はありますが、エントリやそれに対する書込を見る限りは今のところ成功と思います。
2007年前半頃からそのような社内SNSの話題がWebや雑誌に載っています。
社内SNSにある目的の1つに「情報共有」があると思います(特に経営者が思いそうなこと→「『情報共有』して組織力をアップして、ビジネスチャンスを広げるぞ！」)。
この「情報共有して云々…」(横文字だと「ナレッジ」と言ったりしますが)は、ず〜っと前から、不死鳥のように何度も消えては甦っているキーワードと思います。
古くはファイルサーバと共有フォルダ、サイボウズなどのグループウェア、そして最近のSNS。
技術的なレイヤーの違いはありますが、最終的ゴールはそこ(情報共有して…)にあります。
ただ本物？の不死鳥と違うのは、劇的な効果を上げている事例は少ないことです。
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現場にとって発生する悩ましい問題が、情報やナレッジの公開範囲です。
件の社内SNSでも、前職で使っていたサイボウズでも「この情報はこの部署の人だけ」や「パートナーには見せたらあかん」等色々な制約が出てきていました。
#本当に見せてはいけない情報を保護するのは当たり前ですが…
そういう制約がキレイに割り切れる…定義や設定が可能…なら良いのですが、結局…
"この情報"は「Aフォルダ」にあるのが相応しいが、"この情報"の一部は「Aフォルダ」を見れない人も見る必要がある。
そして「Aフォルダ」以外に、その人(=本来Aフォルダを参照できない人)が見ることのできる「Bフォルダ」をわざわざ作って、そこにもちょっと違う"この情報"を置きます。
忌み嫌われる『二重管理』の誕生の瞬間です。
もう少し具体的に…
提案書や要件定義書には、お金のことも記述されることがあります(そもそもお金のことは別の資料にすれば良いと思うのですが…)。
設計する上でその要件の背景を知るため等の理由で、パートナーや(権限の弱い)社員がその要件定義書を見る必要があります。
その場合、(セキュリティ上)受注金額などお金のことを知られるとまずいと考え、その要件定義書を置いている場所(Aフォルダ)とは別(Bフォルダ)に金額のページだけを抜いた要件定義書を置きます。
ところが、お客様との打合せで要件が変わったりして、要件定義書が更新されたとします。
で、その時にAフォルダはもちろん更新されますが、もう1つのBフォルダのファイルは更新を忘れたりして、差異が出てきます。
その結果、設計する時に古い方(更新忘れになっているBフォルダ)を見て…となるわけです。
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当然、ますますセキュリティが厳しくなっている状況で、こういう情報開示に強めの制限は必要です。
ただ、こういう制限は現場のプロジェクトメンバーにとっては、本来使わずに済むリソースを使ってしまうものです。
少なくともそのプロジェクト内ではそういうことをある程度事前にでも考え、情報の管理や構成管理を考えていかないとなぁと思ったわけです。
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