2009年12月07日

資料の作り方で迷いました。

 数ヶ月前、お客様先常駐で要件定義、基本設計工程のタスクをこなしていました頃の話です。

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 その時作っていた資料はシステムの基本設計のコンセプトを決める2ページ程度のちょっとした資料でした。

 何を迷っていたかというと、Excelで作るか、PowerPointで作るか…という点で迷いました。
#そこはパワポで資料を作るのが多い文化のようでした。

 お客様のエンドユーザ…ITには詳しくない…の合意を取りやすくするために、多少でも工数をかけて、(そのお客様に好まれる)パワポでキレイに仕上げるか?

 それとも、(詳細な部分が抜け落ちやすいパワポでなく)後工程で、設計者や開発メンバーが役立つようExcelでキチッと仕様書的に書くかです。

 もう1つ迷った要因としては、「自分がこの説明をしない」点でした。
#お客様がさらにその先のエンドユーザに説明する段取りでした。

 自分で説明するのであれば、いったんはExcelで書いて、説明時にホワイトボードなりを使い、具体例を書く等して、それなりの効果を生む出すことができるようにします。
 結果としてパワポで書くよりも工数を削減でき、かつ、設計者にとって有効な資料が残ると思います。
#また、資料の説明を聞くだけでは「分かったつもり」になりがちなのを少しでも防止できると思います。

 しかし、前述したように、説明者がお客様(エンドユーザとは別の意味で気を使う)なので、「意図が正しく伝わるか?」「仕様を深い部分でエンドユーザに理解してもらって、合意してもらえるのか?」が未知数で、不安でした。

 結局は、自分が資料を作るのが速いExcel+説明してくれるお客様に説明のポイント…「ここはこの方向で合意を取ってきてください」「ここは説明だけでは難しいので具体例をその場で…」…を伝えることにしました。
#説明するお客様からすると「お客様(ここではエンドユーザ)に受けが良いパワポで作ってくれよ」て感じなのかもしれませんが(苦笑)。

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 契約関係、組織構成上など要因はいろいろあるでしょうが、関係者が複数いると、資料の作り方1つにも気を使わないといけないなぁと思いました。
#よくあるパターンで資料が一人歩きして、作成者の意図とは全く違った伝わり方をしていることもありますので。



posted by yohhatu at 01:00 | Comment(0) | TrackBack(0) | 仕事 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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